Stand: 29. Mai 2026
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):
BAUBOOST Consulting GmbH
Weyerhofstrasse 68
47803 Krefeld
Deutschland
Telefon: +49 (0) 2151 / 442 72 10
E-Mail: info@bauboostconsulting.de
Vertretungsberechtigte Geschäftsführer und Handelsregister-Eintrag siehe Impressum.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Software sowie zur Erfüllung der vertraglich geschuldeten Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder auf Grundlage gesetzlicher Erlaubnistatbestände — insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.
Die Software wird auf Servern eines deutschen Hosting-Dienstleisters betrieben. Beim Aufruf der Anwendung erhebt der Server automatisch die folgenden technischen Daten in sogenannten Server-Log-Dateien:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser
berechtigtes Interesse besteht in der Sicherstellung eines
störungsfreien Betriebs, der Abwehr von Angriffen sowie der
statistischen Auswertung zur Systemsicherheit.
Speicherdauer: Server-Log-Daten werden in der Regel
nach maximal 14 Tagen automatisch gelöscht, sofern sie nicht zu
Beweiszwecken im Falle eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt
werden.
Mit dem Hosting-Dienstleister besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Für die Nutzung der Software ist die Anlage eines Benutzerkontos durch uns erforderlich. Wir verarbeiten dazu folgende Daten:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
(Vertragserfüllung). Die Verarbeitung der Anmelde-Metadaten stützt
sich zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes
Interesse an Sicherheit und Missbrauchsabwehr).
Speicherdauer: Bis zur Beendigung des
Vertragsverhältnisses. Anmelde-Metadaten werden spätestens 12 Monate
nach der jeweiligen Anmeldung gelöscht.
Im Rahmen der Software-Nutzung werden vom Kunden eingegebene Geschäftsdaten verarbeitet:
Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag und auf Weisung des jeweiligen Kunden. Soweit darin personenbezogene Daten Dritter enthalten sind (z. B. Ansprechpartner in Lieferanten-PDFs), sind wir Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Eine entsprechende Vereinbarung wird auf Wunsch des Kunden zur Verfügung gestellt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
(Vertragserfüllung).
Speicherdauer: Solange das Vertragsverhältnis
besteht. Nach Vertragsende werden Mandanten- und Projektdaten
binnen 30 Tagen aus den produktiven Systemen gelöscht, sofern
keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Zur automatisierten Schätzung von Einheitspreisen für nicht zuordenbare LV-Positionen sowie zur Stammdaten-Extraktion aus PDF-Dateien nutzen wir die API der Anthropic, PBC (548 Market St., PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA; nachfolgend „Anthropic"). Dabei werden die folgenden Daten an Anthropic übermittelt:
Der für die KI-Aufrufe erforderliche API-Schlüssel wird vom Kunden in seinem eigenen Anthropic-Konto erzeugt und in der Software hinterlegt. Die Kosten der KI-Aufrufe werden direkt zwischen Kunde und Anthropic abgerechnet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
(Vertragserfüllung).
Drittlandübermittlung: Die Verarbeitung durch
Anthropic erfolgt in den USA. Anthropic hat sich nach dem
EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert; eine Übermittlung
erfolgt damit auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der
Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO. Ergänzend bestehen
Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
Verarbeitungszweck Anthropic: Anthropic verarbeitet
die übermittelten Daten ausschließlich zur Beantwortung der
konkreten API-Anfrage. Eine Nutzung der Daten zu Trainingszwecken
erfolgt nach Anthropic-Standardvertrag nicht.
In der Software steht den Nutzern ein integrierter Help-Chat zur Verfügung, der Fragen zur Bedienung der Software beantwortet. Hierfür werden die vom Nutzer eingegebenen Nachrichten zusammen mit einem festen System-Prompt an Anthropic (siehe Abschnitt 6) übermittelt und dort verarbeitet. Der Chat-Verlauf wird in unserer Datenbank gespeichert, damit der Nutzer einen zusammenhängenden Dialog führen kann.
Wenn der Nutzer den Chat über die Funktion „An Support weiterleiten" eskaliert, wird der vollständige Chat-Verlauf zusammen mit Name, E-Mail-Adresse und der zuletzt aufgerufenen Seite per E-Mail an unser Support-Postfach gesendet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
(Erfüllung vorvertraglicher und vertraglicher Anfragen) sowie
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem
funktionierenden Support).
Speicherdauer: Chat-Verläufe werden spätestens
12 Monate nach dem letzten Eintrag im Thread gelöscht.
Wir versenden E-Mails (z. B. Begrüßungs-Mails, Passwort-Reset, Eskalationen aus dem Help-Chat) ausschließlich aus Anlass der Software-Nutzung. Der ausgehende Versand erfolgt über den SMTP-Dienst smtpout.secureserver.net der GoDaddy.com, LLC (100 S. Mill Ave, Suite 1600, Tempe, AZ 85281, USA). An den Mail-Dienstleister werden zur Zustellung folgende Daten übermittelt: E-Mail-Adresse des Empfängers, Absender-Adresse, Betreff und Inhalt der jeweiligen Nachricht. Inhaltliche Anfragen, die uns per E-Mail erreichen, werden zur Bearbeitung verarbeitet und gespeichert.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
(Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes
Interesse an einer zuverlässigen E-Mail-Zustellung und an einer
effizienten Bearbeitung).
Drittlandübermittlung: Der Mail-Versand erfolgt
über einen Anbieter mit Sitz in den USA. GoDaddy.com, LLC ist
nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert; eine
Übermittlung erfolgt damit auf Grundlage eines
Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission gemäß
Art. 45 DSGVO. Ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln
(Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
Speicherdauer: Mails werden gelöscht, sobald der
Anlass entfallen ist; gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B.
nach HGB und AO) bleiben unberührt.
In der Software setzen wir ausschließlich technisch notwendige Cookies ein — insbesondere ein Sitzungs-Cookie zur Erhaltung des Login-Zustands sowie ein CSRF-Token zur Absicherung von Formularen. Diese Cookies erfordern keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG).
Auf unserer öffentlichen Landingpage (ki.bauboostconsulting.de) setzen wir darüber hinaus den Meta-Pixel ein (siehe Abschnitt 10), der Marketing-Cookies setzt und eine Einwilligung erfordert. Die Einwilligung wird beim ersten Seitenaufruf über den Cookie-Banner von Cookiebot by Usercentrics eingeholt und gespeichert. Cookiebot setzt zu diesem Zweck selbst ein technisch notwendiges Cookie zur Speicherung Ihrer Einwilligungsentscheidung.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder anpassen: Cookie-Einstellungen ändern.
Auf unserer Landingpage verwenden wir den Meta-Pixel der Meta Platforms Ireland Limited (4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland; nachfolgend „Meta"). Der Pixel ermöglicht es uns, die Wirksamkeit unserer Meta-Werbekampagnen zu messen, indem er zurückmeldet, ob ein Nutzer nach dem Klick auf eine Anzeige unsere Seite besucht hat.
Dabei werden folgende Daten an Meta übermittelt: IP-Adresse (ggf. gekürzt), Browser-Informationen, aufgerufene URL sowie — sofern vorhanden — eine gehashte E-Mail-Adresse oder andere Matching-Parameter. Meta kann diese Daten mit Ihrem Facebook/Instagram-Profil verknüpfen, sofern Sie dort eingeloggt sind.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
(Einwilligung). Der Pixel wird erst nach Ihrer aktiven Zustimmung
im Cookie-Banner geladen.
Drittlandübermittlung: Meta kann Daten in die USA
übermitteln. Meta Platforms Ireland Limited ist nach dem EU-US Data
Privacy Framework (DPF) zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Ergänzend
bestehen Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
Speicherdauer: Gemäß den Datenschutzrichtlinien von
Meta; weitere Informationen unter
facebook.com/privacy/policy.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen: Cookie-Einstellungen ändern.
Sicherheitsrelevante Aktionen in der Software (z. B. Anmeldung, Anlage und Löschung von Mandanten oder Benutzern, Schlüssel- Aktualisierungen, Mandanten-Wechsel durch den Plattform-Administrator) werden in einem internen Audit-Protokoll mit Zeitstempel, handelnder Person, IP-Adresse und User-Agent festgehalten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
(berechtigtes Interesse an Nachvollziehbarkeit und IT-Sicherheit).
Speicherdauer: in der Regel 12 Monate, im Einzelfall
länger, soweit dies zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen
erforderlich ist.
Wir geben personenbezogene Daten ausschließlich dann an Dritte weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder durch eine Einwilligung gedeckt ist. Aktuell sind dies insbesondere:
Eine Übermittlung in andere Drittländer findet nicht statt.
Sie haben uns gegenüber jederzeit folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an info@bauboostconsulting.de.
Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Zuständig für unseren Sitz ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4 · 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de
Die Bereitstellung der für die Anlage eines Benutzerkontos und die Vertragsabwicklung erforderlichen Daten ist freiwillig — ohne sie ist eine Nutzung der Software jedoch technisch nicht möglich. Eine darüber hinausgehende Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten besteht nicht.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO — also eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbarer erheblicher Beeinträchtigung der betroffenen Person — findet nicht statt. Die KI-gestützten Kalkulations-Vorschläge werden vom Nutzer manuell geprüft, freigegeben oder verworfen.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die Rechtslage ändert oder Anpassungen unserer Datenverarbeitung dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung ist über die Software jederzeit abrufbar.
